Профессиональная коммуникация по электронной почте

Основные правила этикета при ведении профессиональной переписки по email. Гайд по email-коммуникации при поиске работы

При поиске работы за границей вы рано или поздно столкнетесь с необходимостью написать email вашему рекрутеру, HR-менеджеру или сотруднику компании, проводившему интервью. Без практики простая задача формулирования письма может занять до нескольких часов.

Наш гайд включает в себя ключевые dos и don’ts, которые должны помочь справиться с вашими первыми письмами, а в конце вы найдете краткий чек-лист.

Название аккаунта

Начнем с базы – ваш email-адрес должен быть подходящим для деловой коммуникации. Это значит, что он содержит ваше имя и фамилию. Допустимы ваши инициалы и фамилия. Не стоит добавлять в адрес цифры (случайный набор цифр, дата рождения, год рождения).

Примеры:

max.ivanov@gmail.com — ок
ivanov.m.s@yahoo.com — ок
mivanov@outlook.com — ок
workemail@mail.ru — не надо так
maksim.ivanov123@yandex.ru — не надо так
soft.kitty7839240@gmail.com — не надо так
Maxivanov1989@outlook.com — не надо так

Совершенно нормально, если домен будет публичным. Мы рекомендуем использовать международные домены (gmail.com, yahoo.com, outlook.com), а не российские (yandex.ru, rambler.ru, mail.ru), чтобы минимизировать шансы попадания вашего письма в спам.

Воздержитесь от использования рабочей почты для ведения коммуникации по поиску новой позиции. Ваш потенциальный работодатель может оценить ваш опыт работы по резюме, а почта на вашей текущей работе с большой долей вероятности подвергается мониторингу со стороны службы информационной безопасности.

Шрифт

Используйте нейтральный профессиональный шрифт (мы рекомендуем Arial, но можно Cambria, Times New Roman, Georgia). Оптимальным для чтения размером будет 10–12. Выберите стандартный цвет шрифта – черный, темно-серый или темно-синий.

Воздержитесь от использования нескольких шрифтов или цветов в своих письмах. При необходимости привлечь внимание к какой-то информации в письме (например, дате и времени назначаемой встречи), лучше выделить ее жирным шрифтом, а не другим цветом или шрифтом.

Исключением может являться ваша подпись.

Тема письма

Обязательно добавляйте тему письма. Во-первых, без темы письмо может оказаться в спаме. Во-вторых, ваш собеседник должен понимать, что за письмо он открывает. В-третьих, в дальнейшем ваше письмо должно быть легко найти. Не меняйте тему при ответе на письма.

В тему письма стоит включать… тему 😊. Опишите причину, по которой вы пишете. Допустимо включать свое имя, чтобы упростить поиск. Не ставьте в тему название организации, в которую вы пишете: ваш собеседник наверняка знает, где он работает.

Примеры: